Agar pelaksanaan Outsourcing berjalan dengan baik

Dalam bisnis outsourcing, pengelolaan masalah hubungan industrial sangat penting. Untuk menjaga agar pelaksanaan outsourcing sesuai dengan peraturan dan service level agreement perlu dilakukan beberapa hal yaitu :

1. Meeting berkala : Misalnya seminggu sekali atau sebulan sekali. Dalam meeting tersebut pengguna dan vendor membahas masalah – masalah yang ditemui selama pelaksanaan outsource dan menentukan pemecahan masalah tersebut.

2. Laporan berkala : Laporan tertulis secara berkala dibuat misalnya setiap sebulan sekali untuk mengetahui apakah pelaksanaan outsource sudah sesuai dengan perjanjian.

Selain itu perlu ada relationship officer untuk menangani masalah logistik dan administrasi. Perlu juga ada manager untuk mengelola masalah industrial kalau terjadi masalah dengan karyawan outsource.



Pengukuran Kinerja

Untuk mengukur pelaksanaan outsourcing bisa dilakukan dengan metode observasi secara langsung, audit dan kombinasi observasi dan audit. Apa yang disepakati harus diaudit. Misalnya dalam kesepakatan ditetapkan bahan kimia yang digunakan untuk pembersihan gedung harus ramah lingkungan. Untuk mengetahu hal tersebut perlu diadakan audit. Audit dilakukan untuk mengetahui apakah hal – hal yang tercantum dalam perjanjian sudah dilaksanakan oleh vendor.

Pengukuran kinerja juga bisa dilakukan dengan observasi langsung. Misalnya langsung melihat bagaimana vendor melakukan pekerjaannya, bagimana menyimpan file dan sebagainya.

Alat yang digunakan untuk mengukur kinerja adalah standar yang telah disepakati dalam perjanjian. Selain itu juga target waktu perbaikan pada waktu tertentu. Maksudnya jika ada masalah yang harus diperbaiki dan vendor memerlukan waktu untuk memperbaikinya maka pengguna bisa menilai apakah pada waktu yang ditetapkan perbaikan sudah dicapai atau belum. Standar yang ditetapkan oleh perusahaan unggulan juga bisa digunakan untuk menilai kinerja vendor. Biasanya perusahaan unggulan menerapkan standar yang tinggi kepada vendor sehingga standar tersebut bisa dipakai oleh pengguna lainnya.

Kesimpulan dari tulisan ini adalah agar penggunaan vendor bisa memberikan benefit kepada perusahaan maka perusahaan harus melakukan pemilihan yang seksama vendor yang akan digunakan. Selain itu perusahaan harus melakukan audit terhadap kinerja vendor. Terakhir, yang paling penting adalah pembuatan perjanjian kerja yang lengkap dan jelas sehingga perselisihan bisa dihindarkan.